Poder notarial en España para no residentes: cómo funciona

Qué es un poder notarial y para qué lo usan los no residentes

El Notariado lo define con sencillez: un poder es un documento público autorizado por un notario que permite a una persona, física o jurídica (poderdante), designar a otra como su representante, de modo que pueda actuar en su nombre en determinados actos jurídicos. Detrás está el contrato de mandato del Código Civil, por el que se obliga una persona a prestar algún servicio o hacer alguna cosa, por cuenta o encargo de otra (art. 1709). El Código fija además la regla que hace necesario el poder: nadie puede contratar a nombre de otro sin estar por este autorizado o sin tener su representación legal, y el contrato celebrado sin esa autorización es nulo, salvo que lo ratifique la persona a cuyo nombre se otorgue (art. 1259).

El poder tiene carácter unilateral. En palabras del Notariado, una persona otorga a otra la facultad de representarle sin que para ello necesite su autorización, o que dicha persona esté presente ante el notario en el momento del otorgamiento. Tu apoderado puede estar en España mientras tú firmas en otro país, y no tiene que aceptar nada ante el notario. Para que los actos surtan efecto, el representante deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder que le habrá entregado el poderdante.

Los no residentes usan el poder para cuatro grandes grupos de trámites: comprar o vender un inmueble en España, aceptar y repartir una herencia, tratar con la administración tributaria y operar con bancos. El Código Civil explica también por qué la forma normal es la escritura notarial y no una carta privada: exige documento público para el poder general para pleitos, los especiales que deban presentarse en juicio, el poder para administrar bienes y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura pública, o haya de perjudicar a tercero (art. 1280.5). La compraventa, la herencia o la hipoteca se formalizan en escritura pública, así que el poder para firmarlas también debe serlo.

Poder general o especial: qué dice el Código Civil

El Código Civil distingue dos clases de mandato. El general comprende todos los negocios del mandante; el especial, uno o más negocios determinados (art. 1712). El folleto del Notariado sobre poderes describe la misma división en términos prácticos: en el poder general el poderdante otorga facultades al representante para actuar en todos o en algunos ámbitos, con carácter general, que deberán quedar especificados en el poder; en el especial se faculta al apoderado para un tipo de acto jurídico concreto, como la compraventa de un bien, la aceptación de una herencia, una transferencia o un cobro.

La regla que más importa a un propietario es el art. 1713 CC: el mandato concebido en términos generales no comprende más que los actos de administración. Para transigir, enajenar, hipotecar o ejecutar cualquier otro acto de riguroso dominio se necesita mandato expreso. El mismo artículo añade que la facultad de transigir no autoriza para comprometer en árbitros. En la práctica, el poder tiene que nombrar los actos que permite: si se va a usar para vender tu piso, debe decirlo expresamente.

El apoderado queda sujeto a esos límites. El art. 1714 CC dispone que el mandatario no puede traspasar los límites del mandato, y el art. 1727 CC que el mandante debe cumplir las obligaciones que el mandatario haya contraído dentro de esos límites; en lo que se haya excedido, solo queda obligado si lo ratifica expresa o tácitamente. Del lado español, el notario ante el que firma después el apoderado reseña los datos identificativos del poder y expresa que, a su juicio, son suficientes las facultades acreditadas para el acto de que se trate (arts. 164 y 166 del Reglamento Notarial). Un poder que no cubre con claridad el acto es la causa más habitual de que una firma se aplace.

Qué tipo de poder para cada trámite

El folleto del Notariado enumera los poderes generales más usuales: el poder general propiamente dicho, que concede al apoderado amplias facultades, incluso de disposición sobre todo el patrimonio, incluidas la compraventa de inmuebles y su hipoteca; el poder para pleitos, por el que se faculta a un procurador o un abogado a personarse en un pleito en nombre de otra persona; y el poder para administrar bienes, que permite gestionar el patrimonio del representado pero excluye normalmente los actos de disposición, como la compraventa o la hipoteca. Añade que existen tantos tipos de poderes como actos admiten la representación, y que hay actos que no la admiten, como hacer testamento.

Para un no residente, lo útil no es la etiqueta sino la lista de actos. La tabla resume los poderes que más vemos y las facultades que conviene comentar con el notario en cada caso. Es una lista de comprobación para hablar con el notario, no un modelo: la redacción final es obra del notario y cada poder debe ajustarse a la persona y a la operación.

Qué datos te pedirá el notario

Lo primero es la identidad. La Ley del Notariado permite al notario identificar a un otorgante mediante la referencia a carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas, y en ese caso el notario responde de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma del documento con las del compareciente (art. 23 LN). Para un no residente suele ser el pasaporte o el documento nacional de identidad en vigor. La escritura recoge el nombre, apellidos, edad, estado civil y domicilio de los otorgantes, y la indicación de los documentos de identificación de los comparecientes (art. 156, números 4.º y 5.º, del Reglamento Notarial).

Lo segundo es la identificación fiscal. El art. 156.5.º RN exige hacer constar el número de identificación fiscal cuando así lo disponga la normativa tributaria y, en particular, los de los comparecientes y de las personas o entidades en cuya representación actúen en las escrituras relativas a la adquisición, transmisión o gravamen de derechos reales sobre inmuebles, o a cualesquiera otros con trascendencia tributaria. El art. 23 LN repite el deber. Si alguien se niega o no puede acreditarlo, el notario lo hace constar y le advierte verbalmente de lo dispuesto en el art. 254.2 de la Ley Hipotecaria. Para un extranjero, ese número es el NIE: si ya lo tienes, llévalo; si no, pregunta antes al notario si tu poder lo necesitará.

El resto depende del caso. La profesión o cualquier otro dato personal se incluye cuando lo solicita el otorgante, el notario lo juzga conveniente para una adecuada identificación o lo exigen leyes o reglamentos (art. 156.10.º RN). El notario afirma además que, a su juicio, el otorgante tiene la capacidad legal necesaria para el acto (arts. 156.8.º y 167 RN); por eso el Notariado dice que puede otorgar un poder cualquier persona mayor de edad en plena posesión de sus facultades mentales. Por último, necesitarás el nombre completo y los datos del documento de identidad del apoderado, porque la escritura dice quién puede actuar por ti; el apoderado no tiene que acudir.

La minuta: por qué limitar las facultades te protege

Antes de la firma, el notario prepara un borrador de la escritura (la minuta). Es el momento de leer cada facultad. Un poder general propiamente dicho puede, según el Notariado, permitir al apoderado disponer de todo tu patrimonio, incluida la venta y la hipoteca de inmuebles. Es cómodo, pero también la exposición más amplia posible: todo lo que el apoderado haga dentro del poder te obliga (art. 1727 CC), y los terceros que contraten con él de buena fe quedan protegidos incluso tras ciertas causas de extinción (art. 1738 CC).

Limitar el poder es sencillo. Identifica el inmueble (dirección y datos registrales), el acto (comprar, vender, aceptar una herencia, firmar la declaración), las condiciones económicas que quieras fijar (por ejemplo, un precio mínimo o la cuenta donde debe ingresarse el precio) y si el apoderado puede contratar consigo mismo. Decide también si podrá nombrar sustituto: según el art. 1721 CC, el mandatario puede nombrarlo si el mandante no se lo ha prohibido, así que, si quieres que actúe solo esa persona, dilo.

Si no te sientes cómodo leyendo castellano jurídico, el Reglamento Notarial te da opciones. Cuando un extranjero no entiende el idioma español, el notario puede autorizar la escritura si conoce el idioma de aquel, haciendo constar que le ha traducido verbalmente su contenido; también puede autorizarla a doble columna en ambos idiomas si el otorgante extranjero lo solicita, aunque conozca perfectamente el español; y si el notario no puede comunicar el contenido, interviene un intérprete designado por el otorgante, que también firma (art. 150 RN).

Firmar en España ante notario español

Si de todos modos vas a estar en España, la vía más sencilla es firmar ante cualquier notario español. El Notariado lo responde sin rodeos: un ciudadano de cualquier país puede acudir al despacho de un notario español y otorgar un poder. El resultado es una escritura pública española: sin apostilla ni traducción, y el notario puede remitir copias autorizadas por vía electrónica a otro notario español, algo que el Notariado destaca para evitar envíos en papel.

Para algunos poderes existe además una vía a distancia. Desde el 9 de noviembre de 2023, el art. 17 ter de la Ley del Notariado permite el otorgamiento por videoconferencia, entre otros actos, de los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, los electorales y los poderes para actos concretos, así como de la revocación de poderes, salvo los generales preventivos. Excluye expresamente los poderes generales o preventivos. El otorgante accede a la sede electrónica notarial con los sistemas de identificación del art. 9 de la Ley 39/2015, y el notario le exhibe el documento por la plataforma y lo autoriza con su firma electrónica cualificada. Que esta vía esté a tu alcance depende de disponer de uno de esos sistemas de identificación, así que pregúntalo al notario antes de contar con ella.

Firmes como firmes en España, el notario comprueba la identidad y la capacidad en el momento del otorgamiento, explica el contenido y conserva el original (la matriz) en su protocolo. Lo que tú te llevas, o lo que se envía a tu apoderado, es una copia, de la que hablamos más abajo.

Firmar en el extranjero en un consulado español

Si no puedes viajar, el Notariado recuerda que puedes otorgar el poder en el Consulado español y será válido en España. El Anexo III del Reglamento Notarial atribuye a los Jefes de las Misiones diplomáticas y a los Cónsules de España de carrera el ejercicio de la fe pública en el extranjero (art. 1) y les obliga a observar la Ley del Notariado y su Reglamento en la redacción de escrituras, la expedición de copias y la conservación de protocolos (art. 5). El poder se redacta, por tanto, con reglas españolas, en castellano y por un funcionario español.

Al ser un documento de una autoridad española, la apostilla no entra en juego: el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 no se aplica a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares (art. 1). Cuando autoriza la escritura un agente consular honorario habilitado para la fe pública, el Anexo exige que sus copias sean calificadas por el Cónsul de carrera del que dependa para que tengan validez en España (art. 3 del Anexo III). Pide cita para actos notariales con antelación y envía al consulado el borrador preparado con tu asesor en España.

Firmar ante notario extranjero: apostilla, legalización, traducción y equivalencia

También puedes firmar ante un notario de tu país. El ejemplo del Notariado es un ciudadano francés: el poder otorgado ante notario francés será válido en España, pero tiene que complementarse con un sencillo requisito administrativo que se denomina legalización o apostilla. El Convenio de La Haya incluye los documentos notariales (art. 1) y convierte la apostilla en la única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y el sello (art. 3). Se coloca sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo (art. 4) y se expide a petición del signatario o de cualquier portador del documento (art. 5) por la autoridad que designe cada Estado (art. 6). Según el Notariado, los firmantes del Convenio son hoy prácticamente todos los países.

Si tu país no forma parte del Convenio, la vía es la legalización: la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifican la autenticidad de la firma, la calidad del signatario y el sello (art. 2 del Convenio). La ley procesal española recoge ambas opciones: un documento extranjero se considera público si contiene la legalización o apostilla y los demás requisitos necesarios para su autenticidad en España (art. 323.2 LEC). Para el Registro de la Propiedad, el Reglamento Hipotecario exige la legalización y demás requisitos de autenticidad, y permite acreditar la observancia de las formas extranjeras y la capacidad del otorgante, entre otros medios, mediante aseveración o informe de un notario o cónsul español (art. 36 RH).

Dos comprobaciones más deciden si el poder extranjero funcionará. El idioma: los documentos no redactados en español pueden traducirse, a efectos del Registro, por la Oficina de Interpretación de Lenguas, por funcionarios competentes autorizados en virtud de leyes o convenios o por un notario, que responde de la fidelidad de la traducción (art. 37 RH), y en un procedimiento judicial todo documento en idioma no oficial debe acompañarse de traducción (art. 144 LEC). La equivalencia: los documentos públicos extranjeros extrajudiciales pueden inscribirse en España si la autoridad extranjera ha desarrollado funciones equivalentes a las de las autoridades españolas y el documento surte los mismos o más próximos efectos en su país de origen (art. 60 de la Ley 29/2015). Una simple certificación de firma sin control de identidad, capacidad y contenido puede no superar esa prueba, y el notario español juzgará la suficiencia de las facultades (art. 166 RN).

Copia autorizada, copia simple y cómo usa el poder el apoderado

El notario conserva el original (la matriz) y expide copias. La Ley del Notariado reconoce a cada otorgante el derecho a obtener primera copia (art. 17), y el Reglamento dispone que las copias expedidas con las formalidades de derecho son también escrituras públicas: en papel deben estar signadas y firmadas por el notario que las expide y, en soporte electrónico, autorizadas con su firma electrónica (art. 221 RN). Esa copia autorizada es la que exhibe el apoderado: como dice el Notariado, el representante deberá acreditar su cualidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada del poder.

La copia simple es otra cosa. Los notarios dan copias simples sin efectos de copia autorizada, y en ningún caso puede constar en ellas la firma de los otorgantes (art. 224.2 RN). Sirve para revisar el texto o enviarlo con antelación a un banco, pero nadie debería firmar una escritura con una copia simple.

Entre notarios españoles, la copia autorizada puede viajar por vía electrónica. El art. 17 bis de la Ley del Notariado permite al notario expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada, remitidas a través de la sede electrónica notarial, y el Notariado señala que la firma electrónica notarial permite a los notarios remitirse copias autorizadas de los poderes de manera inmediata y segura, sin envío en papel. Al firmar, indica qué notario autorizará la escritura posterior para que la copia se le envíe directamente.

Vigencia, extinción y revocación del poder

El art. 1732 CC enumera las causas por las que se acaba el mandato: la revocación; la renuncia del mandatario; la muerte o el concurso del mandante o del mandatario; el establecimiento en relación al mandatario de medidas de apoyo que incidan en el acto en que deba intervenir; y la constitución en favor del mandante de la curatela representativa como medida de apoyo, a salvo lo dispuesto para los mandatos preventivos. La lista no incluye una caducidad automática, así que, si quieres que el poder termine en una fecha o al completar una tarea, debe escribirse en la escritura.

La revocación está en tu mano. El mandante puede revocar el mandato a su voluntad y compeler al mandatario a la devolución del documento en que conste (art. 1733 CC), y el Notariado añade que el poderdante puede revocarlo en cualquier momento y ante cualquier notario. El nombramiento de nuevo mandatario para el mismo negocio revoca el anterior desde el día en que se hizo saber al que lo había recibido (art. 1735 CC). El apoderado, por su parte, puede renunciar poniéndolo en conocimiento del mandante (art. 1736 CC), pero debe continuar su gestión hasta que este haya podido tomar las disposiciones necesarias (art. 1737 CC).

El punto débil son los terceros. Cuando el mandato se dio para contratar con determinadas personas, su revocación no puede perjudicarlas si no se les ha hecho saber (art. 1734 CC), y lo hecho por el mandatario ignorando la muerte del mandante u otra causa de extinción es válido frente a los terceros que contrataron con él de buena fe (art. 1738 CC). Revocar ante notario es el primer paso; comunicarlo al apoderado y a quien iba a contratar con él es el segundo.

Poderes para Hacienda, bancos y el certificado digital

La Ley General Tributaria permite a los obligados tributarios actuar por medio de representante, que podrá ser un asesor fiscal (art. 46.1 LGT). Para interponer recursos, renunciar a derechos, asumir obligaciones, solicitar devoluciones y los demás supuestos en que sea necesaria la firma del obligado tributario, la representación deberá acreditarse por cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna, y el poder notarial lo es (art. 46.2 LGT). Para los actos de mero trámite se presume concedida la representación (art. 46.3), y la falta o insuficiencia del poder puede subsanarse en el plazo de 10 días que conceda la Administración (art. 46.7). Los no residentes deben además designar representante cuando lo establezca expresamente la normativa tributaria (art. 47 LGT), obligación distinta de otorgar un poder.

Con los bancos aplica la misma lógica que con el notario: un poder sirve en la medida en que nombra los actos. Si el poder debe servir para abrir o cancelar una cuenta, cobrar el precio de una venta o pagar impuestos desde tu cuenta, enumera esos actos y pregunta al banco, antes de firmar, qué redacción necesita ver.

El certificado digital es la excepción que sorprende a muchos. La FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) explica en su pregunta frecuente 1731 por qué no es válido un poder notarial: según el art. 7.1 de la Ley 6/2020, la identificación del solicitante de un certificado cualificado exige su personación, de la que solo puede prescindirse si su firma en la solicitud ha sido legitimada en presencia notarial; un poder notarial no garantiza ese requisito. Tras esa legitimación, un tercero puede presentar la solicitud en una oficina de registro. La ACCV, la autoridad de certificación de la Generalitat Valenciana, funciona de otra manera: su página de ayuda indica que otra persona puede acudir en tu nombre si aporta un poder notarial o cláusula específica en un poder notarial que autorice expresamente que la apoderas para obtener el certificado digital en tu nombre.

Cuánto cuesta un poder notarial

Los honorarios notariales en España no son precios libres: siguen el arancel aprobado por el Real Decreto 1426/1989. Ese arancel clasifica los poderes entre los documentos sin cuantía, con un importe fijo para los poderes en general y otro menor para los poderes para pleitos, un suplemento cuando hay más de dos poderdantes, y cargos aparte por las copias autorizadas que se expidan (por folio) y por los folios de la matriz a partir del quinto.

La cifra final depende por tanto de la extensión de la escritura, del número de poderdantes y de copias, y de los impuestos. En lugar de fiarte de un número encontrado en internet, pide presupuesto al notario cuando tengas la minuta. Si firmas fuera, suma el coste del notario local, de la apostilla o legalización y de la traducción, que fija cada país y cada traductor.

Errores frecuentes que impiden usar el poder

Los errores más habituales son previsibles. Un poder demasiado amplio expone todo tu patrimonio cuando la tarea era una sola venta. Un poder demasiado escueto o redactado en términos generales no permite vender ni hipotecar, porque el art. 1713 CC exige mandato expreso para esos actos. Un poder firmado fuera sin apostilla ni legalización carece de la autenticidad que se exige en España (art. 323.2 LEC; art. 36 RH). Una traducción que el notario o el registro español no aceptan obliga a empezar de nuevo. Y la falta de NIE, tuyo o de tu apoderado, detiene la escritura en la que se usa el poder, porque el notario hace constar los números fiscales de los comparecientes y de sus representados (art. 156.5.º RN).

Hay dos menos evidentes. Una copia simple enviada por correo no basta: el apoderado necesita la copia autorizada (art. 224.2 RN). Y olvidar revocar un poder antiguo después de nombrar a otro apoderado deja margen a la confusión: el nuevo nombramiento revoca el anterior solo desde el día en que se hace saber al apoderado anterior (art. 1735 CC). Planifica el poder pensando en la operación final, compruébalo con el notario que lo va a usar y lleva el control de cada copia expedida.